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# Enregistrer un entretien en visioconférence

> Faites venir l'assistant de réunion dans votre visioconférence Meet ou Teams, qu'elle démarre dans cinq minutes ou qu'elle soit déjà posée dans votre agenda.

L'assistant de réunion rejoint votre visioconférence, l'enregistre et la transcrit. Il apparaît dans la liste des participants, comme un invité de plus.

## Trois façons de faire venir l'assistant de réunion

| Chemin                                                      | Quand l'utiliser                                       | Ce qu'il faut                 |
| ----------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------ | ----------------------------- |
| Coller le lien sur le tableau de bord                       | La réunion démarre maintenant ou dans quelques minutes | Le lien de la visioconférence |
| Inviter l'adresse de l'assistant dans l'invitation d'agenda | L'entretien est déjà planifié                          | Rien de plus                  |
| Ajouter l'assistant depuis le **Calendrier**                | Vous voulez aussi choisir le template du compte rendu  | Un agenda connecté            |

Les trois aboutissent au même résultat : un entretien qui apparaît dans **Transcriptions** et qui suit le même traitement.

## Coller un lien Meet ou Teams depuis l'accueil

<Steps>
  <Step title="Ouvrez le Tableau de bord">
    C'est la page d'accueil de Hirify. Repérez la ligne **Démarrer un entretien**.
  </Step>

  <Step title="Collez le lien de la visioconférence">
    Dans le champ **Collez un lien Meet ou Teams**, collez l'adresse de la réunion.
  </Step>

  <Step title="Validez">
    Appuyez sur Entrée, ou cliquez sur la flèche à droite du champ. Le message « Bot Hirify invité avec succès à la réunion » confirme l'envoi.
  </Step>
</Steps>

Si le lien n'est pas reconnu, Hirify répond « Format de lien invalide. Utilisez un lien Google Meet ou Teams. » et rien n'est déclenché.

## Inviter [notes@bot.hirify.fr](mailto:notes@bot.hirify.fr) dans votre invitation d'agenda

C'est le chemin le plus simple pour un entretien déjà calé : vous ajoutez l'assistant comme n'importe quel invité.

<Steps>
  <Step title="Ouvrez la fenêtre Planifier par email">
    Sur le **Tableau de bord**, cliquez sur **Planifier par email**.
  </Step>

  <Step title="Copiez l'adresse">
    Cliquez sur **Copier l'adresse**. L'adresse affichée est `notes@bot.hirify.fr`.
  </Step>

  <Step title="Ajoutez-la en invité">
    Dans votre invitation d'agenda, collez l'adresse dans la liste des participants, puis envoyez l'invitation.
  </Step>
</Steps>

L'assistant rejoint la visioconférence à l'heure prévue par l'événement.

<Note>
  Ce chemin ne demande aucune connexion d'agenda : il fonctionne depuis n'importe quel outil de calendrier, tant que l'invitation contient un lien de visioconférence et qu'elle part de l'adresse email de votre compte Hirify.
</Note>

## Ajouter l'assistant de réunion à un événement depuis le Calendrier

Ce chemin suppose que votre agenda soit relié à Hirify. Il ajoute une possibilité que les deux autres n'ont pas : choisir dès maintenant le template du compte rendu.

<Steps>
  <Step title="Ouvrez le Calendrier">
    Dans la barre latérale, section **Mon espace**, cliquez sur **Calendrier**.
  </Step>

  <Step title="Cliquez sur l'événement">
    Un panneau s'ouvre sur la droite avec le titre de l'événement et son horaire.
  </Step>

  <Step title="Choisissez un template de notes">
    Sous **Template de notes**, sélectionnez celui à appliquer. Vous pouvez laisser ce choix de côté et le faire plus tard.
  </Step>

  <Step title="Cliquez sur Ajouter le bot">
    Le message « Bot ajouté avec succès » confirme la programmation.
  </Step>
</Steps>

Sur un événement déjà programmé et qui n'a pas encore commencé, le même panneau propose **Mettre à jour** pour changer de template et **Supprimer** pour annuler. La suppression demande une confirmation : « Le bot ne rejoindra plus cette réunion. Cette action est irréversible. » Une fois l'événement commencé, il ne propose plus que **Fermer**.

Quand votre agenda est connecté, le tableau de bord affiche aussi un bloc **Agenda**, classé en **Aujourd'hui** et **À venir**. Chaque événement sans assistant programmé y porte un bouton **Ajouter le bot**, qui vous emmène sur le **Calendrier** pour finir la manœuvre.

## Vérifier que l'assistant de réunion a bien rejoint

Deux endroits vous renseignent.

Dans le bloc **Agenda** du tableau de bord, un événement dont l'assistant est programmé porte la mention **Bot planifié** au lieu du bouton **Ajouter le bot**. Sur le **Calendrier**, il porte une petite icône de robot en haut à droite de la vignette.

Dans **Transcriptions**, l'entretien change d'état au fil de la réunion : **En attente**, puis **Bot connecté** quand l'assistant est entré, **Réunion en cours** pendant l'échange, **Traitement transcription** ensuite. La liste se met à jour d'elle-même.

<Warning>
  Si la réunion filtre les arrivants, l'hôte doit admettre l'assistant comme n'importe quel participant. Sans cela, l'entretien s'arrête sur la mention **Bot non accepté** et aucun enregistrement n'est conservé.
</Warning>

## Bon à savoir

* Le champ du tableau de bord et le message d'erreur nomment Google Meet et Microsoft Teams.
* L'assistant de réunion est visible des participants. Annoncez l'enregistrement avant de le déclencher : voir [Informer vos candidats](/fr/confiance/informer-vos-candidats).
* Un enregistrement de moins d'une minute n'est pas transcrit. L'entretien porte la mention **Trop court**.
* Le template d'un assistant déjà programmé ne peut plus être modifié une fois l'événement commencé. Sur un événement terminé, le panneau affiche « Les templates ne peuvent plus être modifiés pour les événements terminés. »
* Le **Calendrier** est le seul chemin qui permette de choisir le template du compte rendu au moment où vous programmez l'assistant. Les deux autres laissent ce choix pour plus tard.
* Vous pouvez changer l'image affichée par l'assistant en réunion : voir [Personnaliser l'assistant](/fr/integrations/personnaliser-l-assistant).

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Retrouver et suivre" href="/fr/entretiens/retrouver-et-suivre">
    Les statuts et les filtres de la liste.
  </Card>

  <Card title="L'entretien n'a pas été enregistré" href="/fr/aide/l-entretien-n-a-pas-ete-enregistre">
    Quand rien n'est arrivé.
  </Card>
</CardGroup>