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Ce que Hirify traite, où ces données résident, combien de temps elles sont conservées, et comment obtenir leur suppression. Le dossier de conformité complet est remis sur demande à une DSI ou à un délégué à la protection des données.

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Le rôle de chacun

Hirify agit en tant que sous-traitant. Votre entreprise, qui décide d’enregistrer et d’analyser les entretiens et en fixe la finalité, est responsable de traitement. Cette répartition est formalisée par le contrat de sous-traitance. Deux obligations vous reviennent explicitement : la base légale de l’enregistrement, et l’information des personnes concernées.

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Ce qui est traité

Un candidat peut divulguer spontanément, en entretien, un élément relevant d’une catégorie particulière — santé, origine — qui se retrouve alors dans la transcription. Ce cas est traité par la minimisation et par les instructions de traitement, non par un traitement dédié.

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Où ces données résident

Hirify recourt à des sous-traitants pour certaines fonctions techniques, décrites ici par leur rôle et leur localisation. La liste nominative des entités accompagne le contrat signé, conformément à l’article 28 du RGPD. La donnée la plus directe — l’audio de l’entretien, la transcription et les CV qui en découlent — est traitée dans l’Union européenne : captation, transcription, analyse, reconnaissance de texte des CV, stockage des fichiers et hébergement s’y exécutent. Le contenu candidat volumineux ne quitte pas l’Union. Des transferts subsistent sur des données moins directes : la recherche par plongements et le reclassement, qui reçoivent du texte à données personnelles réduites ; l’agenda, qui transmet métadonnées, jetons et adresses ; la facturation. La captation des réunions et la téléphonie reposent sur un point d’entrée situé dans l’Union, opéré par une entité non européenne dont l’accès reste à encadrer. Ces transferts relèvent du chapitre V du RGPD, le mécanisme retenu étant arrêté dans l’annexe du contrat.

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Combien de temps

Cette grille est arrêtée par le délégué à la protection des données. La purge correspondante est planifiée, pas encore en service : hors quelques traitements déjà outillés, la suppression s’opère aujourd’hui sur demande auprès du support.

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Supprimer des données

Plusieurs suppressions sont déjà outillées :
  • la suppression d’un CV efface le document du stockage et ses métadonnées ;
  • la déconnexion de votre logiciel de recrutement avec l’option de purge efface les données importées et les index de recherche associés ;
  • la suppression d’un utilisateur ou d’une organisation efface en cascade les données rattachées, dont les transcriptions, les comptes rendus et les événements d’agenda.
Deux points sans détour. La suppression de votre compte ou de votre organisation n’est pas exposée dans l’interface : le support s’en charge sur demande. Celle de l’enregistrement audio, lors de la suppression d’une transcription, est planifiée et se traite dans l’intervalle sur demande.

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Faire jouer les droits des personnes

Pour les données venues de votre logiciel de recrutement, ce dernier reste le système de référence : l’accès et la portabilité s’y exercent, Hirify n’en gardant qu’une copie minimisée. L’effacement de masse passe par la purge de connexion, celui d’un candidat par sa suppression à la source. Pour les données d’entretien produites par Hirify, l’accès s’exerce via le compte du recruteur concerné. Rectification et effacement passent par le support. La limitation s’obtient par la désactivation d’une connexion ou la suspension d’un accès. Adressez toute demande relative à la protection des données à rgpd@hirify.fr, point de contact unique.

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Récupérer vos données et partir

À votre demande, et au plus tard à l’échéance du contrat, Hirify met à disposition sous 30 jours les données traitées pour votre compte : un export structuré des métadonnées et des contenus textuels, accompagné des fichiers média sources. Il n’existe pas encore d’export en libre-service : les équipes Hirify s’en chargent. Une fois la restitution confirmée, ou à défaut de demande, les données sont supprimées des systèmes de production sous 30 jours. Une attestation de destruction, signée par le Président de la société, précise le périmètre et la date.

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Bon à savoir

  • Il n’existe aucun écran de réglage de la rétention ni de paramétrage RGPD dans l’application. Ces sujets passent par le contrat et par le support.
  • Une donnée supprimée en production subsiste dans les sauvegardes jusqu’à leur expiration — durée du contrat plus trente jours. Hirify ne procède pas à un effacement sélectif au sein des sauvegardes.
  • La localisation précise du stockage et de la base dépend de la configuration de déploiement et figure dans le contrat.
  • En cas d’écart entre cette page et l’annexe contractuelle, c’est l’annexe qui fait foi.

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Trois modèles de mention.

Déconnecter un outil

Couper une intégration, avec ou sans purge.