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L’entretien est terminé et rien ne remonte dans Hirify. Deux situations très différentes se cachent derrière ce constat : soit l’entretien existe mais porte une mention d’échec, soit il n’a jamais été créé. Commencez par trancher entre les deux.

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Chercher l’entretien avant de conclure

Ouvrez Transcriptions dans le menu de gauche. Le champ Rechercher un entretien… et les filtres Statut et Type sont au-dessus de la liste.
1

Retirez les filtres de statut et de type

Un filtre Statut laissé sur Terminés masque précisément ce que vous cherchez.
2

Filtrez sur Échoués

Si l’entretien apparaît là, il a bien été capté et c’est le traitement qui a buté. La mention affichée à droite vous dit laquelle.
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Vérifiez à qui il appartient

Un membre ne voit que ses propres entretiens. Si votre collègue a lancé la captation, l’entretien est dans sa liste, pas dans la vôtre. Les managers et les administrateurs voient ceux de toute l’organisation, mais la liste reste filtrée sur Moi par défaut, y compris après avoir effacé les filtres. Ouvrez le filtre par utilisateur et choisissez Toute l’équipe.

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Ce que disent les mentions d’échec

  • Bot non accepté : « Le bot n’a pas été admis dans la réunion. » L’assistant de réunion s’est présenté, mais personne ne l’y a admis. Il n’y a rien à récupérer.
  • Trop court : « Enregistrement trop court pour être transcrit. » L’enregistrement fait moins d’une minute. C’est le cas d’un appel raccroché aussitôt ou d’une réunion ouverte par erreur.
  • Échec : « La transcription a échoué. » Le traitement s’est interrompu. Survolez la mention pour lire le message remonté par le traitement et communiquez-le au support.

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L’assistant de réunion n’a pas rejoint la visio

Reprenez le chemin que vous avez emprunté.
Le champ Collez un lien Meet ou Teams n’accepte pas tous les liens. Un format non reconnu affiche « Format de lien invalide. Utilisez un lien Google Meet ou Teams. » et rien n’est lancé. Un envoi accepté affiche à l’inverse une confirmation d’invitation.Vérifiez aussi que vous avez collé le lien de la réunion elle-même et non celui de l’invitation d’agenda ou d’une page de redirection.
Ouvrez Planifier par email depuis le tableau de bord et comparez l’adresse affichée avec celle réellement présente dans les invités de votre événement. Rien ne se déclenche si l’adresse a été recopiée à la main, mise en copie du message au lieu d’être invitée ou ajoutée après l’envoi de l’invitation.
Sur le tableau de bord, la liste des entretiens à venir porte un badge Bot planifié si la programmation a bien eu lieu, sinon un bouton Ajouter le bot. Pour le détail, ouvrez Calendrier et cliquez sur l’événement. Le panneau propose Ajouter le bot si rien n’est programmé, Mettre à jour ou Supprimer si l’assistant de réunion est déjà attendu. Un événement sans lien de visioconférence ne peut pas être capté de cette façon.
La programmation dépend du réglage Assistant sur les entretiens planifiés, dans Paramètres puis Intégrations. Il ne couvre que les entretiens porteurs d’un lien Google Meet ou Microsoft Teams.
Prévenez toujours vos interlocuteurs avant de faire entrer l’assistant de réunion. Un participant qui découvre l’enregistrement en séance a de bonnes raisons de refuser l’accès. L’information relève de votre responsabilité, pas de celle de Hirify.

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L’enregistrement en présentiel n’est pas parti

Le téléphone qui a scanné le QR code affiche lui-même le motif :
  • Accès au micro refusé : le navigateur n’a pas l’autorisation.
  • Enregistrement bloqué : l’enregistreur n’a transmis aucun son.
  • Envoi interrompu : le fichier n’a pas pu être transmis.
Dans ce dernier cas, l’écran propose de télécharger l’audio depuis le téléphone avant de quitter la page. Faites-le. Si vous avez déjà quitté, rouvrez la page sur le même téléphone dans les vingt-quatre heures : elle affiche « Un enregistrement interrompu a été trouvé. Souhaitez-vous le récupérer ? » et le bouton Récupérer relance l’envoi.

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Bon à savoir

  • Un entretien absent de la liste n’a jamais été créé. Il n’y a pas d’archive cachée à restaurer.
  • Il n’existe pas de bouton pour relancer une captation manquée. Un entretien échoué ne se rejoue pas : seul un nouvel enregistrement produira une transcription.
  • L’assistant de réunion rejoint une visioconférence. Il ne compose pas de numéro et n’entre pas dans une salle physique.
  • La liste se met à jour d’elle-même pendant le traitement. Un entretien affiché Traitement transcription n’est pas perdu, il n’est simplement pas terminé.

Capter un entretien en visioconférence

Les trois façons de faire venir l’assistant.

La transcription est incomplète

Quand l’entretien existe mais le texte manque.