Régler les automatismes liés à votre logiciel de recrutement

Une fois la connexion en place, cinq réglages décident de ce que Hirify fait sans vous le demander. Tous sont facultatifs et se coupent à tout moment. Un seul envoie le compte rendu : Publier le compte rendu automatiquement, décrit plus bas. Les réglages proposés dépendent de votre logiciel de recrutement.

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Où trouver les réglages

Ces réglages sont réservés aux administrateurs et aux admins facturation de l’organisation. Les autres membres lisent en bas de la page : « Les intégrations ATS et CRM sont gérées par les administrateurs de votre organisation. »

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Envoyer l’assistant de réunion automatiquement

L’interrupteur Assistant sur les entretiens planifiés décide si l’assistant de réunion se programme seul. Sa description le résume : « Visios Meet et Teams créées depuis l’ATS. » Un rendez-vous d’entretien qui remonte de votre logiciel de recrutement et porte un lien de visioconférence exploitable se voit attribuer un assistant sans que personne n’ait à y penser. Ce réglage est actif par défaut. Il n’agit qu’avec SmartRecruiters et Nicoka : Teamtailor n’expose pas la planification des entretiens. Coupez-le si vous préférez décider entretien par entretien ou si tous vos entretiens ne doivent pas être enregistrés.

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Tags de synthèse

L’interrupteur Tags automatiques pose des tags sur la fiche du candidat après chaque entretien analysé. Sa description les résume : « Signal et points bloquants sur la fiche du candidat. » Les tags sont écrits sous un préfixe réservé, Hirify · :

• Hirify · Évalué, posé dès qu’un entretien a été analysé.
• Hirify · Signal positif, Hirify · Signal mitigé ou Hirify · Signal négatif, selon la synthèse.
• Hirify · Point bloquant, tant qu’un point bloquant subsiste.

Le jeu est recalculé à chaque analyse : un signal qui s’améliore ou un point bloquant qui se lève fait disparaître le tag devenu faux. Les tags qui n’appartiennent pas à ce préfixe — les vôtres — ne sont jamais ajoutés, retirés ni réordonnés.

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Compléter les champs personnalisés

L’interrupteur Compléter les champs ATS ouvre le second canal d’écriture : les champs personnalisés de votre logiciel de recrutement — salaire, disponibilité, télétravail, et ce que vous y avez ajouté. Une fois l’interrupteur ouvert, un bloc Champs personnalisés apparaît sur la carte. Hirify y liste les champs détectés et propose pour chacun une source parmi deux familles : Intelligence artificielle ou Données d’entretien. Rien n’est actif tant qu’un administrateur ou un admin facturation n’a pas tranché. L’interrupteur Auto décide si le champ est complété sans nouvelle intervention de votre part. Sa règle est écrite dans l’infobulle : « Remplit ce champ automatiquement après chaque entretien analysé — uniquement s’il est vide dans l’ATS et que l’information a été énoncée explicitement. Annulable depuis le panneau ATS de l’entretien. » Laissé fermé, le champ reste proposé dans l’entretien, et c’est vous qui décidez.

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Relire l’aperçu et revenir en arrière

Tout se relit depuis l’entretien, dans l’onglet ATS, section Champs ATS à compléter. Chaque proposition affiche le nom du champ, la valeur actuelle barrée s’il y en a une, la valeur proposée, l’origine de l’information et, quand elle existe, la phrase de l’entretien qui la porte. Deux boutons accompagnent chaque proposition :

• Ajouter si le champ est vide, ou Remplacer s’il est déjà renseigné.
• Ignorer pour écarter la ligne.

Une ligne appliquée passe à Complété. Si la valeur a bougé entre-temps dans votre logiciel de recrutement, Hirify le dit et repropose : « La valeur a changé dans l’ATS. Proposition actualisée. » Les champs remplis sans vous sont regroupés sous Remplis automatiquement, chacun avec un bouton Annuler qui rétablit l’état antérieur. Le propriétaire de l’entretien reçoit une notification Champs ATS complétés qui nomme les champs concernés.

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Template de compte rendu par défaut

Le sélecteur Template de compte rendu par défaut ferme la boucle des entretiens captés sans intervention. Sa description le précise : « Entretiens enregistrés depuis l’ATS. Templates partagés seulement. » Seuls les templates partagés avec l’organisation sont proposés. La valeur par défaut est Aucun template. Si le template retenu est supprimé ou cesse d’être partagé, le sélecteur affiche Template indisponible (supprimé ou non partagé) : choisissez-en un autre.

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Publier le compte rendu automatiquement

Le réglage Publier le compte rendu automatiquement envoie le compte rendu sur la fiche du candidat dès qu’il est prêt, sans relecture. C’est le seul des cinq réglages qui écrit le compte rendu lui-même.

• Il ne concerne qu’un entretien lié à une candidature. Si le lien est posé plus tard, le compte rendu part au moment du lien.
• Il part une seule fois par entretien et par candidature.
• Il n’ajoute jamais d’avis noté. Le verdict reste un geste du recruteur, depuis le partage de l’analyse.

Sa description indique où le compte rendu arrive, selon la connexion :

• Avec SmartRecruiters, Nicoka ou Teamtailor sans carte Hirify : « En note sur la fiche du candidat dès qu’il est prêt. »
• Avec Teamtailor, la clé Admin et la carte Hirify : « En note dans l’Activité du candidat, badge et lien sur la carte Hirify. »
• Avec la carte Hirify de Teamtailor sans clé Admin : « Carte Hirify seulement, badge et lien. Ajoutez une clé Admin pour publier la note. »

Il est désactivé par défaut. Désactivé, rien ne part tant qu’un recruteur n’a pas partagé l’analyse depuis la page de l’entretien. Les quatre autres réglages n’envoient ni le compte rendu ni votre évaluation.

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Les réglages disponibles dépendent de votre logiciel de recrutement

Un interrupteur qui ne s’affiche pas n’est pas un bug : le réglage n’a pas d’équivalent dans votre logiciel, ou les accès accordés à la connexion ne le couvrent pas. Le template par défaut ne dépend pas du logiciel connecté.

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Bon à savoir

• Ces réglages valent pour toute l’organisation. Un membre ne peut pas s’en écarter pour ses propres entretiens.
• La section Champs ATS à compléter ne s’affiche dans un entretien que si un administrateur ou un admin facturation a ouvert Compléter les champs ATS et que les accès nécessaires ont été accordés.
• Le remplissage automatique ne vise que des champs vides. Il ne remplace jamais une valeur déjà saisie par un membre de votre équipe.
• Si le bloc affiche « Aucun champ personnalisé détecté dans votre ATS. », utilisez Actualiser les champs : la détection date de la dernière lecture.
• Un champ signalé À revalider attend une confirmation : sa définition a changé du côté de votre logiciel de recrutement.
• En dehors de ces automatismes et de ce que vous partagez vous-même, Hirify n’écrit rien dans votre logiciel de recrutement.