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Accès : offre Hub. La connexion est réservée aux administrateurs et aux admins facturation de l’organisation.
Hirify s’intègre à Nicoka avec un utilisateur API dédié. L’intégration importe vos missions, vos candidats, vos candidatures et les entretiens de votre agenda Nicoka. Elle programme l’assistant de réunion sur ces entretiens et dépose votre avis et le compte rendu dans le dossier du candidat.

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Connecter Nicoka

Il faut un accès administrateur à Nicoka pour créer l’utilisateur API.
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Créez un utilisateur API dans Nicoka

Dans Nicoka, ouvrez Paramétrage, Administration, Utilisateurs, Utilisateur API et créez un utilisateur API dédié. Donnez-lui les accès listés plus bas.
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Générez un jeton d'accès

Sur cet utilisateur, générez un jeton d’accès avec Générer un jeton d’accès et copiez-le.
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Renseignez votre espace et votre jeton

Dans Hirify, dans Paramètres, Intégrations, section ATS, cliquez sur Connecter en face de Nicoka, puis sur J’ai mes identifiants. Saisissez votre sous-domaine dans Sous-domaine ou adresse Nicoka, par exemple moncabinet pour moncabinet.nicoka.com. Pour un compte d’essai, saisissez l’adresse complète de l’espace. Collez le jeton dans Jeton d’accès API puis cliquez sur Connecter.
Si l’utilisateur API n’a pas tous les accès requis, l’assistant affiche Permissions insuffisantes et liste ceux qui manquent. Corrigez l’utilisateur dans Nicoka puis réessayez. Le premier import est décrit dans Connecter votre logiciel de recrutement.

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Configurer les webhooks

Sans webhooks, la synchronisation avec Nicoka reste périodique. Les webhooks la font passer en temps réel. La configuration se fait une seule fois, en deux étapes.
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Créez les webhooks

Sur la carte Nicoka connectée, le bloc Configuration des webhooks dans Nicoka est marqué À configurer. Le bouton Ouvrir la page WebHooks mène à Nicoka, dans Paramétrage, webHooks. Créez un webhook par ligne du tableau affiché dans le bloc, avec l’URL de la ligne ainsi que le nom et la valeur d’en-tête indiqués. Laissez la vérification du certificat SSL activée.
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Créez les évènements déclencheurs

Un webhook seul n’émet rien. Le bouton Ouvrir la page Évènements mène à la page où créer un évènement par webhook. Choisissez le changement à la création et la modification, la diffusion dans 15 minutes, et laissez les règles et cibles par défaut.
Le badge passe à Configuration détectée dès qu’un premier appel signé arrive.

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Permissions

Le jeton est chiffré et ne sert qu’à votre organisation. Il se révoque depuis Nicoka.
Hirify vérifie ces accès de l’utilisateur API à la connexion :

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Ce que l’intégration permet

  • Import : missions, candidats, candidatures avec leur historique d’étapes et entretiens de l’agenda Nicoka.
  • Synchronisation : en temps réel avec les webhooks, périodique sans eux.
  • Assistant sur les entretiens planifiés : tant que ce réglage est actif, un entretien de l’agenda Nicoka avec un lien Meet ou Teams reçoit l’assistant de réunion. Voir Entretiens depuis l’ATS.
  • Partage de l’analyse : un avis dans le dossier du candidat, avec le compte rendu en commentaire. Nicoka ne prend pas de verdict. Voir Partage de l’analyse.
  • Automatismes : remplissage des champs personnalisés et publication automatique du compte rendu. Les tags de synthèse ne sont pas proposés. Voir Automatismes ATS.
  • Vivier : les candidats importés alimentent l’Assistant, le Sourcing, le Pilotage et la Fiabilité.

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Dépannage

  • Permissions insuffisantes : l’utilisateur API n’a pas tous les accès. Ajoutez ceux que liste l’assistant puis réessayez.
  • La connexion échoue sur un compte d’essai : saisissez l’adresse complète de l’espace au lieu du seul sous-domaine.
  • Le badge reste sur À configurer : vérifiez que chaque webhook a son évènement déclencheur et que l’en-tête porte la valeur indiquée dans le bloc.
  • Un entretien n’est pas rattaché à sa candidature : rattachez-le à la main, voir Lier un entretien à une candidature.
  • La synchronisation s’est arrêtée : la carte affiche le message renvoyé par Nicoka. Voir Mon ATS ne se synchronise plus.
Si le problème persiste, contactez le support en précisant l’entretien concerné et les identifiants Nicoka du candidat et de la mission.

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Déconnecter Nicoka

Dans Paramètres, Intégrations, cliquez sur Déconnecter sur la carte Nicoka. Par défaut, les données déjà synchronisées sont conservées. Cochez la case de la fenêtre de confirmation pour les supprimer aussi. Pensez à supprimer les webhooks créés dans Nicoka. Voir Déconnecter un outil.

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Bon à savoir

  • Une organisation ne connecte qu’un logiciel de recrutement à la fois.
  • Le premier import remonte vingt-quatre mois d’historique.
  • Le partage de l’analyse ne demande pas de verdict avec Nicoka.