Créer et structurer un template

Un template décrit ce que vous voulez retrouver dans chaque compte rendu. Il s’organise en sections qui contiennent des questions, chacune accompagnée d’instructions qui guident la rédaction. Tout se passe sur la page Templates de notes, accessible depuis la barre latérale.

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Trois façons de créer un template

Sur Templates de notes, cliquez sur le bouton + en haut de la liste. Le volet de droite affiche Nouveau template, et une seule chose est obligatoire : le Nom du template. Vous partez ensuite de l’une de ces trois bases :

• Partir d’un document : vous déposez un fichier ou vous collez du texte.
• Décrire le vôtre : vous expliquez l’entretien et les informations à en extraire.
• Partir de zéro : vous construisez la trame section par section.

Dans les deux premiers cas, une trame complète vous est proposée, que vous ajustez ensuite dans l’éditeur.

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Partir d’un document

Une fiche de poste, un brief, une grille d’entretien ou une simple liste de questions font l’affaire.

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Décrire le template que vous voulez

Cliquez sur Décrire le vôtre, puis expliquez l’entretien et les informations à en extraire. Soyez précis sur ce que vous voulez lire dans le compte rendu, pas seulement sur le poste. Cliquez ensuite sur Générer le template. Le bloc Générer avec l’IA propose aussi cinq points de départ tout faits. Ils remplissent la description et lancent la génération d’un seul clic :

• Préqualification téléphonique
• Brief de poste avec un client
• Contrôle de références
• Débrief d’entretien
• Entretien stage / alternance

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Partir de zéro

Sous la séparation Ou partir de zéro, deux boutons ouvrent directement l’éditeur sur une section vide : Nouvelle section ou Section répétable si ce premier bloc doit se répéter.

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Organiser vos sections

Dans l’éditeur, chaque section est un en-tête suivi de ses questions. Cliquez sur le titre pour le renommer. Le menu ⋯ à droite du titre donne accès à Section répétable, Dupliquer la section et Supprimer la section. Pour réordonner, attrapez la poignée à gauche d’une section et déplacez-la. Les questions se déplacent de la même façon, à l’intérieur de leur section. Les boutons Nouvelle section et Section répétable en bas de l’éditeur ajoutent la suite.

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Écrire vos questions

Cliquez sur Ajouter une question, saisissez son intitulé et validez. Hirify propose alors un type de réponse et une première instruction, que vous gardez ou modifiez. Chaque question est une carte : son intitulé en haut, son instruction au milieu, ses réglages en bas. L’icône de corbeille supprime la question.

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Choisir le type de réponse

En bas de la carte d’une question, Réponse propose trois valeurs :

• Texte : une réponse rédigée, en paragraphe.
• Liste : une réponse en liste à puces.
• Choix : une ou plusieurs réponses parmi celles que vous définissez.

En Choix, les Réponses possibles apparaissent. Appuyez sur Entrée pour passer à la réponse suivante, ou collez-en plusieurs d’un coup, une par ligne. Activez Plusieurs réponses pour que le compte rendu puisse en retenir plusieurs. Le bouton Oui / Non transforme la question en une réponse par oui ou par non. La longueur d’une réponse se précise dans les instructions de la question, par exemple « en une phrase » ou « trois points maximum ». Quand les instructions commencent par « Lister » et que la réponse est en Texte, l’éditeur propose Passer en liste.

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Ajouter une instruction à une question

Le champ Instructions pour l’IA dit quoi chercher et comment le formuler. C’est le réglage qui pèse le plus sur la qualité du compte rendu : une instruction comme « distinguer les motivations liées au poste de celles liées au départ » change le résultat bien plus qu’un titre de question mieux tourné. Le bouton Améliorer, en haut à droite du champ, reformule ce que vous venez d’écrire. Il reste inactif tant que le champ est vide.

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Définir les règles du compte rendu

Le bloc Règles du compte rendu, en haut de l’éditeur sous le nom du template, fixe ce qui vaut pour tout le compte rendu. Ses trois réglages sont facultatifs :

• Consignes générales : le ton, la mise en forme et les règles communes à toutes les questions. Exemple : « phrases courtes et factuelles, à la troisième personne ». Les instructions d’une question passent avant elles.
• Si une information manque, écrire : le texte affiché pour une question que l’entretien n’a pas renseignée, par exemple « non communiqué ». Laissé vide, le compte rendu affiche « Information non disponible dans l’entretien ». Les questions à choix gardent « Non abordé dans l’entretien ».
• Ajouter les faits utiles hors modèle : un fait utile qu’aucune question ne reprend (une réalisation, un signal, un contexte) est ajouté en fin de compte rendu, sous « Autres points à retenir ». Rien n’est ajouté s’il n’y en a pas. Ce réglage est désactivé par défaut.

Les consignes générales règlent la forme du compte rendu. Elles n’y ajoutent aucune information : son contenu vient toujours de l’entretien.

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Les sections répétables

Une section répétable produit un bloc par occurrence détectée dans l’entretien : une par expérience professionnelle citée, par exemple. Activez Section répétable dans le menu ⋯ de la section. Le badge Répétable s’affiche à côté du titre. Un champ d’instructions apparaît alors, pour dire ce qui déclenche une répétition. Exemple : « une par expérience professionnelle mentionnée ».

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Modifier un template existant

Cliquez sur son nom dans la liste de gauche : il s’ouvre en lecture, avec chaque question sur une ligne et ses instructions en entier. Cliquez sur une question pour la modifier sur place, puis sur Réduire ou Échap pour la refermer. Le bloc Règles du compte rendu et le nom du template se modifient de la même façon, d’un clic. Dès qu’une modification est en cours, une barre apparaît en bas avec Annuler et Enregistrer, et la mention Modifications non sauvegardées. Après l’enregistrement, le template reste ouvert. Sur un template en cours de création, le bouton s’appelle Créer le template. Si vous quittez le template ou en ouvrez un autre sans enregistrer, une fenêtre propose Continuer l’édition ou Abandonner les modifications. Un brouillon est conservé dans votre navigateur : à votre retour, un message Brouillon disponible propose Restaurer ou Ignorer. Le menu ⋯, en haut à droite, regroupe la visibilité, Dupliquer et Supprimer. La suppression demande une confirmation.

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Bon à savoir

• La description saisie et le texte collé sont limités à 10 000 caractères. Au-delà, la génération n’est pas lancée : Hirify affiche la longueur atteinte et vous demande de raccourcir.
• Un template sans nom ne peut pas être enregistré. Les erreurs restantes sont listées en haut de l’éditeur, et chaque ligne vous emmène sur le champ fautif.
• Les templates proposés par Hirify ne se modifient pas directement : ouvrez-en un, puis cliquez sur Personnaliser pour en obtenir une copie modifiable.
• Un template décrit ce qu’il faut retrouver dans l’entretien. Il ne note pas le candidat et ne décide à votre place d’aucune suite.
• Modifier un template ne change pas les comptes rendus déjà rédigés avec lui. Pour les mettre à jour, il faut les régénérer.