Les trois moments où le template se décide
Vous rattachez un template à un entretien avant qu’il ait lieu, depuis le Calendrier. Vous pouvez aussi créer un compte rendu à partir d’un template après coup, depuis la fiche de l’entretien. Et si vous ne faites ni l’un ni l’autre, votre template par défaut prend le relais.Avant l’entretien, depuis le calendrier
1
Ouvrez l'événement
Dans la barre latérale, cliquez sur Calendrier, puis sur l’événement concerné. Un panneau s’ouvre à droite avec le titre de l’événement et son horaire.
2
Parcourez vos templates
Sous Template de notes, trois onglets se partagent la liste : Vôtres, Partagés et Bibliothèque. Le champ Rechercher un template… filtre les trois sur le nom, la description et les tags.
3
Sélectionnez, puis validez
Cliquez sur la carte du template voulu. Cliquez ensuite sur Ajouter le bot pour envoyer l’assistant de réunion avec ce template. Si l’assistant est déjà prévu sur cet événement, le bouton s’appelle Mettre à jour et reste inactif tant que vous n’avez rien changé.
Une fois l’événement commencé, le template d’un assistant déjà prévu ne peut plus être changé : le panneau ne propose plus que Fermer. Tant qu’aucun assistant n’est prévu, vous pouvez encore en choisir un et cliquer sur Ajouter le bot : l’assistant rejoint immédiatement. Sur un événement terminé, le panneau affiche « Les templates ne peuvent plus être modifiés pour les événements terminés ».
Après l’entretien, depuis la fiche entretien
Un entretien déjà traité peut recevoir un compte rendu supplémentaire, bâti sur un autre template. Les comptes rendus s’ajoutent, ils ne se remplacent pas.1
Ouvrez le panneau Actions
Sur la fiche de l’entretien, cliquez sur Actions dans la barre verticale de droite.
2
Créez une note
Dans la section Notes, cliquez sur le bouton +.
3
Choisissez le template
La fenêtre Sélectionner un template reprend les onglets Vôtres, Partagés et Bibliothèque. Cliquez sur un template : la génération démarre.
Ici, l’option Sans template n’est pas proposée : vous demandez explicitement un compte rendu, il faut donc une trame.
Votre template par défaut
Si aucun template n’est rattaché à l’entretien, Hirify applique celui que vous avez désigné comme défaut. Ce réglage est personnel : il vaut pour vos entretiens, pas pour ceux de vos collègues. Vous le posez depuis Templates de notes, avec l’interrupteur Utiliser par défaut sur un template en lecture, ou Template par défaut en bas de l’éditeur. La page Partager un template détaille la manœuvre.Lancer l’entretien sans template
Dans le panneau du calendrier, la première carte de la liste s’appelle Sans template. La choisir revient à n’attacher aucune trame à cet événement. Un compte rendu est produit quand même dans la plupart des cas. Hirify applique alors, dans l’ordre : sur un entretien créé depuis votre logiciel de recrutement, le template par défaut réglé dans ses automatismes ; sinon votre template par défaut s’il en existe un ; sinon un compte rendu structuré à partir du contenu de l’entretien lui-même. La fiche du compte rendu porte dans ce dernier cas la mention « Généré automatiquement ». Ce dernier recours suppose une analyse aboutie et un échange qui a matière à être résumé : un entretien trop court, ou dont l’analyse a échoué, reste sans compte rendu.Bon à savoir
- Le compte rendu est rédigé après l’entretien, une fois l’enregistrement transcrit. Rien ne s’écrit pendant que vous parlez.
- Quand une information prévue par le template n’a pas été évoquée, le compte rendu écrit « Non abordé dans l’entretien ». Rien n’est comblé par déduction.
- Le compte rendu n’est jamais envoyé dans votre logiciel de recrutement sans votre validation. Voir Renvoyer une évaluation.
- Le sélecteur du calendrier ne montre que les templates auxquels vous avez accès : les vôtres, ceux partagés par votre équipe, et ceux proposés par Hirify.
- Sur un événement où un template est déjà enregistré, repasser sur Sans template puis Mettre à jour ne détache pas le template déjà choisi. Pour changer de trame, sélectionnez un autre template.
Créer un template
Bâtir votre propre trame, à partir d’un document ou d’une description.
Lire et modifier
Relire le compte rendu, le corriger et le régénérer.