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Cette page vous conduit de la création de votre compte au premier compte rendu relu. Suivez-la dans l’ordre : chaque étape prépare la suivante.

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Avant de commencer

Informer votre candidat que l’entretien est enregistré et transcrit vous revient. Hirify fournit les moyens techniques de l’enregistrement, il ne recueille aucun accord auprès des personnes enregistrées. Faites-le avant de lancer l’enregistrement. La page Informer vos candidats vous donne de quoi le faire.

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Créer votre compte et votre espace

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Renseignez votre nom

À la première connexion, l’écran Comment vous appelez-vous ? demande votre Prénom et votre Nom. Cliquez sur Continuer. Ce nom apparaît auprès de votre équipe et sur les comptes rendus que vous partagez.
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Créez votre espace ou rejoignez celui de votre équipe

Si des collègues utilisent déjà Hirify avec la même adresse de domaine, l’écran Vos collègues sont déjà là s’affiche d’abord. Cliquez sur Demander à rejoindre. Un administrateur valide votre arrivée et l’écran Demande envoyée confirme l’envoi. Sinon, l’écran Votre entreprise attend le Nom de l’entreprise, puis Continuer. Vous y arrivez aussi en cliquant sur Créer ma propre organisation. Si vous travaillez sans équipe, cliquez plutôt sur Je travaille seul.
Le détail de ces deux écrans est sur Créer votre espace Hirify et Rejoindre une organisation existante.

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Capter l’entretien

Tout part du Tableau de bord, section Démarrer un entretien. Voici le chemin le plus court, celui d’une visioconférence qui commence maintenant.
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Ouvrez le Tableau de bord

C’est la page d’accueil de l’application, premier élément de la barre latérale sous Mon espace.
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Collez le lien de la réunion

Dans Démarrer un entretien, collez l’adresse de la visioconférence dans le champ Collez un lien Meet ou Teams.
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Envoyez l'assistant de réunion

Validez avec la flèche à droite du champ. L’assistant de réunion demande à rejoindre la visioconférence. Selon la plateforme, l’hôte doit l’admettre : acceptez-le comme vous accepteriez un participant.
Deux autres chemins existent depuis le même endroit :
  • Planifier par email : copiez l’adresse affichée et ajoutez-la en invité dans votre invitation d’agenda. L’assistant de réunion rejoint la visioconférence au moment prévu.
  • Présentiel : la fenêtre Entretien en présentiel vous demande le Titre de l’entretien et le nombre de Participants, puis Générer produit un QR code à scanner avec un téléphone. Sur le téléphone, touchez Commencer l’enregistrement, puis Arrêter à la fin.
Tous les canaux sont comparés sur Choisir son canal.

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Suivre le traitement

L’entretien apparaît sous Entretiens récents sur le Tableau de bord et dans Transcriptions dans la barre latérale. Un badge indique où il en est.
  • En attente : l’entretien est créé, l’enregistrement n’a pas commencé.
  • Bot connecté, puis Réunion en cours : l’assistant de réunion est dans la visioconférence.
  • Traitement transcription : l’audio est en cours de transcription.
  • Génération en cours, puis Note prête : le compte rendu est en train d’être rédigé, puis disponible.
Trois issues signalent qu’il n’y aura pas de compte rendu :
  • Trop court : l’enregistrement est trop bref pour être transcrit.
  • Bot non accepté : l’hôte n’a pas admis l’assistant de réunion.
  • Échec : le traitement a rencontré une erreur.
Aucun email ne vous prévient qu’un entretien est traité. Restez sur la page, la liste se met à jour d’elle-même. Le centre de Notifications, dans le menu de votre compte, signale aussi la fin de la transcription et celle du compte rendu.

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Lire le compte rendu

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Ouvrez l'entretien

Cliquez sur l’entretien depuis Entretiens récents ou depuis Transcriptions. Un entretien ne s’ouvre qu’une fois son traitement terminé.
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Parcourez les trois vues

Notes affiche le compte rendu. L’essentiel en donne une version courte. Transcription affiche le verbatim, prise de parole par prise de parole.
3

Ouvrez le panneau Analyse

À droite de la fiche, le panneau Analyse rassemble ce que l’entretien dit du candidat, les points à examiner et les signaux bloquants.

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Nommer les intervenants

Si des voix n’ont pas été rattachées à un nom, un bandeau vous le signale en haut de la fiche. Cliquez sur Identifier les intervenants et donnez un nom à chaque voix. Une fois les intervenants identifiés, le bandeau propose Régénérer pour que le compte rendu et l’essentiel en tiennent compte. La procédure complète est sur Identifier les intervenants.

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Et ensuite

Choisir un template

Décidez de la trame que suivra votre compte rendu.

Connecter votre agenda

Retrouvez vos entretiens à venir sans coller de lien.

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Bon à savoir

  • L’appel téléphonique demande une ligne dédiée, activée après une vérification d’entreprise. Voir Obtenir un numéro.
  • Un membre ne voit que ses propres entretiens. Un manager et un administrateur voient ceux de toute l’organisation.
  • Un entretien en présentiel n’a pas de lien de visioconférence : il n’apparaît pas dans le Calendrier, qui ne liste que les réunions en ligne.
  • Le nombre de participants indiqué avant un enregistrement en présentiel aide à séparer les voix : il est transmis à la transcription comme une indication.
  • Par défaut, le compte rendu n’est pas envoyé dans votre logiciel de recrutement sans votre validation. Deux écritures se font en revanche d’elles-mêmes après l’analyse : les tags de synthèse posés sur la fiche du candidat et le remplissage des champs personnalisés restés vides. Un troisième réglage, Publier le compte rendu automatiquement, peut aussi envoyer le compte rendu sur la fiche du candidat dès qu’il est prêt. Ces réglages sont désactivés par défaut. Seul un administrateur ou un admin facturation les active. Voir Automatismes ATS.