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L’assistant de réunion rejoint votre visioconférence, l’enregistre et la transcrit. Il apparaît dans la liste des participants, comme un invité de plus.

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Trois façons de faire venir l’assistant de réunion

Les trois aboutissent au même résultat : un entretien qui apparaît dans Transcriptions et qui suit le même traitement.

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Coller un lien Meet ou Teams depuis l’accueil

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Ouvrez le Tableau de bord

C’est la page d’accueil de Hirify. Repérez la ligne Démarrer un entretien.
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Collez le lien de la visioconférence

Dans le champ Collez un lien Meet ou Teams, collez l’adresse de la réunion.
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Validez

Appuyez sur Entrée, ou cliquez sur la flèche à droite du champ. Le message « Bot Hirify invité avec succès à la réunion » confirme l’envoi.
Si le lien n’est pas reconnu, Hirify répond « Format de lien invalide. Utilisez un lien Google Meet ou Teams. » et rien n’est déclenché.

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Inviter notes@bot.hirify.fr dans votre invitation d’agenda

C’est le chemin le plus simple pour un entretien déjà calé : vous ajoutez l’assistant comme n’importe quel invité.
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Ouvrez la fenêtre Planifier par email

Sur le Tableau de bord, cliquez sur Planifier par email.
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Copiez l'adresse

Cliquez sur Copier l’adresse. L’adresse affichée est notes@bot.hirify.fr.
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Ajoutez-la en invité

Dans votre invitation d’agenda, collez l’adresse dans la liste des participants, puis envoyez l’invitation.
L’assistant rejoint la visioconférence à l’heure prévue par l’événement.
Ce chemin ne demande aucune connexion d’agenda : il fonctionne depuis n’importe quel outil de calendrier, tant que l’invitation contient un lien de visioconférence et qu’elle part de l’adresse email de votre compte Hirify.

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Ajouter l’assistant de réunion à un événement depuis le Calendrier

Ce chemin suppose que votre agenda soit relié à Hirify. Il ajoute une possibilité que les deux autres n’ont pas : choisir dès maintenant le template du compte rendu.
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Ouvrez le Calendrier

Dans la barre latérale, section Mon espace, cliquez sur Calendrier.
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Cliquez sur l'événement

Un panneau s’ouvre sur la droite avec le titre de l’événement et son horaire.
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Choisissez un template de notes

Sous Template de notes, sélectionnez celui à appliquer. Vous pouvez laisser ce choix de côté et le faire plus tard.
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Cliquez sur Ajouter le bot

Le message « Bot ajouté avec succès » confirme la programmation.
Sur un événement déjà programmé et qui n’a pas encore commencé, le même panneau propose Mettre à jour pour changer de template et Supprimer pour annuler. La suppression demande une confirmation : « Le bot ne rejoindra plus cette réunion. Cette action est irréversible. » Une fois l’événement commencé, il ne propose plus que Fermer. Quand votre agenda est connecté, le tableau de bord affiche aussi un bloc Agenda, classé en Aujourd’hui et À venir. Chaque événement sans assistant programmé y porte un bouton Ajouter le bot, qui vous emmène sur le Calendrier pour finir la manœuvre.

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Vérifier que l’assistant de réunion a bien rejoint

Deux endroits vous renseignent. Dans le bloc Agenda du tableau de bord, un événement dont l’assistant est programmé porte la mention Bot planifié au lieu du bouton Ajouter le bot. Sur le Calendrier, il porte une petite icône de robot en haut à droite de la vignette. Dans Transcriptions, l’entretien change d’état au fil de la réunion : En attente, puis Bot connecté quand l’assistant est entré, Réunion en cours pendant l’échange, Traitement transcription ensuite. La liste se met à jour d’elle-même.
Si la réunion filtre les arrivants, l’hôte doit admettre l’assistant comme n’importe quel participant. Sans cela, l’entretien s’arrête sur la mention Bot non accepté et aucun enregistrement n’est conservé.

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Bon à savoir

  • Le champ du tableau de bord et le message d’erreur nomment Google Meet et Microsoft Teams.
  • L’assistant de réunion est visible des participants. Annoncez l’enregistrement avant de le déclencher : voir Informer vos candidats.
  • Un enregistrement de moins d’une minute n’est pas transcrit. L’entretien porte la mention Trop court.
  • Le template d’un assistant déjà programmé ne peut plus être modifié une fois l’événement commencé. Sur un événement terminé, le panneau affiche « Les templates ne peuvent plus être modifiés pour les événements terminés. »
  • Le Calendrier est le seul chemin qui permette de choisir le template du compte rendu au moment où vous programmez l’assistant. Les deux autres laissent ce choix pour plus tard.
  • Vous pouvez changer l’image affichée par l’assistant en réunion : voir Personnaliser l’assistant.

Retrouver et suivre

Les statuts et les filtres de la liste.

L'entretien n'a pas été enregistré

Quand rien n’est arrivé.