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Un template peut rester le vôtre ou servir à toute l’équipe. Cette page explique comment régler sa visibilité, comment désigner celui qui s’applique quand vous n’en choisissez aucun, et comment réutiliser une grille d’évaluation que vous avez déjà dans votre logiciel de recrutement.

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Personnel ou Équipe : qui voit vos templates

La liste de gauche de la page Templates de notes range les templates en trois groupes.

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Partager un template avec votre équipe

La visibilité se règle dans l’éditeur, en haut à droite, avec les deux onglets Equipe et Personnel.
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Ouvrez le template

Cliquez sur son nom dans la liste de gauche.
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Basculez la visibilité

Sous Visibilité, cliquez sur Equipe pour le partager, sur Personnel pour le garder pour vous.
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Enregistrez

Cliquez sur Sauvegarder. Le template change de groupe dans la liste.
Un template nouvellement créé est réglé sur Equipe. Si vous en voulez un qui reste privé, basculez la visibilité avant d’enregistrer.
Un template partagé par un collègue s’ouvre en lecture seule : vous voyez sa structure, ses questions et ses instructions, sous la mention « Partagé par » suivie de son nom. Le bouton Dupliquer vous en donne une copie modifiable dans vos templates ; l’original reste géré par son créateur. Sur un template proposé par Hirify, ce même bouton s’appelle Personnaliser.

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Définir votre template par défaut

Le template par défaut s’applique à vos entretiens quand aucun template n’a été choisi. Ce réglage est personnel : il ne s’impose à personne d’autre.
Ouvrez le template. En bas de l’éditeur, à côté de Annuler, activez l’interrupteur Template par défaut.
Le template retenu porte le badge Défaut dans la liste de gauche. Un seul à la fois : en désigner un autre remplace le précédent. Désactiver l’interrupteur retire le défaut : les entretiens sans template reçoivent alors un compte rendu structuré à partir de leur seul contenu, à condition que l’analyse ait abouti et que l’échange ait matière à être résumé. Une exception : sur un entretien créé depuis votre logiciel de recrutement, le template par défaut réglé dans ses automatismes passe avant le vôtre.

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Importer une grille d’évaluation depuis votre logiciel de recrutement

Si votre logiciel de recrutement expose ses grilles d’évaluation, vous pouvez en réutiliser une comme template plutôt que de la ressaisir.
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Ouvrez la création de template

Sur Templates de notes, cliquez sur le bouton +.
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Ouvrez la liste des grilles

Tout en bas du volet, cliquez sur importer une grille d’évaluation depuis votre ATS. Ce lien n’apparaît que si des grilles sont disponibles.
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Choisissez la grille

Chaque carte affiche le nom de la grille et son volume, en thèmes et en questions. Cliquez sur celle qui vous intéresse.
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Importez

Cliquez sur Importer cette grille. Le template est créé et s’ouvre aussitôt dans l’éditeur, où vous pouvez l’ajuster.
À l’import, chaque thème de la grille devient un champ du template, ses questions servent de guide à la rédaction, et une section de synthèse est ajoutée : avis global, points forts, points de vigilance. Le template obtenu porte le badge ATS dans la liste.
Importer une grille ne relie rien : le compte rendu produit reste dans Hirify. L’envoyer vers votre logiciel de recrutement reste un geste explicite, depuis le panneau ATS de l’entretien, grille ou pas. Voir Renvoyer une évaluation.

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Mettre à jour une grille déjà importée

Une grille que vous avez déjà importée porte le badge Importée. Sélectionnez-la de nouveau : le bouton s’appelle cette fois Mettre à jour l’import, et le template existant est réaligné sur la grille telle qu’elle est aujourd’hui dans votre logiciel de recrutement. Si un collègue l’a importée avant vous, la carte porte Importée par un membre et ne peut pas être sélectionnée. Demandez-lui de partager son template avec l’équipe, ou dupliquez-le depuis la liste.

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Bon à savoir

  • Seuls certains logiciels de recrutement exposent leurs grilles d’évaluation. Quand ce n’est pas le cas, ou qu’aucune connexion n’est active, le lien d’import n’apparaît pas.
  • Une seule connexion à un logiciel de recrutement est active par organisation.
  • Partager un template partage la trame, pas les comptes rendus. Ce que chacun voit des entretiens dépend de son rôle, décrit dans Rôles et accès.
  • Vous ne pouvez supprimer ou dupliquer depuis la liste que vos propres templates. Ceux d’un collègue s’ouvrent en lecture seule.
  • Supprimer un template ne supprime pas les comptes rendus déjà rédigés avec lui.

Créer un template

Sections, questions, types de réponse et instructions.

Connecter votre logiciel de recrutement

SmartRecruiters, Teamtailor, Nicoka.